Verminder stress


Effectief e-mailmanagement

Mailen. Super handig! Maar het kan ook stress met zich meebrengen. Al die binnenkomende e-mails, ze leiden alleen maar af. En een overvolle mailbox zorgt voor frustratie. Oh, en moet je nu wél of niet op een mail reageren waar jij in de cc staat? In dit artikel lees je hoe jij je mailbox het best kunt managen en welke e-mailetiquette daarbij horen. Want soms is dat mailen nog best ingewikkeld…

Bepaal jouw mailboxmomenten

Ben jij iemand die iedere vijf minuten de mailbox checkt? Of check jij alleen in de ochtend en aan het einde van de werkdag je e-mail? Het één hoeft niet beter te werken dan het ander. Het gaat er vooral om dat je doet wat bij je past. Merk je dat je iedere vijf minuten je mailbox checkt, terwijl dit eigenlijk alleen maar leidt tot stress en concentratieproblemen? Dan is nú het moment om daarmee te stoppen en voor jezelf een aantal vaste mailboxmomenten in te plannen.

Laat die cc achterwege

De Carbon copy. De optie om personen op de hoogte te stellen van jouw bericht, zonder dat ze actie moeten ondernemen. Klinkt ideaal! En dat is het ook, mits je er op de juiste wijze gebruik van maakt. Uit onderzoek blijkt dat 1 op de 5 e-mails overbodige cc’s bevat. Overbodige cc’s zijn verwarrend en zorgen onnodig voor een overvolle mailbox. Zet dus alleen personen in de cc die ook écht wat met je bericht van doen hebben.

Sta je zelf in de cc maar wil je toch reageren op één specifiek persoon? Gebruik dan vooral niet de ‘reply to all’ optie. Nergens voor nodig.

Houd het overzichtelijk

Niet alle e-mails behoeven direct actie. Is iets dringend? Dan bellen ze wel. Je hoeft dus echt niet direct op je mails te reageren. Sterker nog, het werkt prettig als je je mails een label geeft. Denk aan ‘vandaag afronden’, ‘later op­pakken’ en ‘ter info’. Zo weet je wat je vandaag nog te doen staat en wat best nog eventjes op zich kan laten wachten. Werkt wel zo rustig.

Met het juiste gebruik van jouw mailbox, werk je een stuk effectiever en voel je je minder gestrest. Pak dus een momentje om eens stil te staan bij jouw e-mailmanagement en kijk hoe jij dit kunt verbeteren voor optimaal werk­plezier.