Efficiënt werken

‘Waar moet ik vandaag mee beginnen?’ is dé vraag van de dag. Dagelijks doe je veel informatie op: tel al die e-mails, gesprekken, telefoontjes of vergaderingen maar bij elkaar op. Daar vloeien vele taken uit voort. Het is een uitdaging om hierbij het overzicht te bewaren en je tijd zo efficiënt mogelijk in te richten. Met onderstaande tips en tricks filter je alle ‘overbodige’ taken uit jouw takenlijstje. Here we go…

Stap 1:   Verzamel al jouw activiteiten

Om overzicht te krijgen in al jouw taken, is het zaak om allereerst je taken te verzamelen. Uit vrijwel elk gesprek, mailtje of vergadering komen actiepunten naar voren. Zorg dat je deze op een centrale plek verzamelt.

Stap 2:    Bepaal jouw prioriteiten

Om overzicht te houden in al die taken, is het belangrijk om direct de prioriteiten uit jouw actiepunten te filteren. Zo weet jij meteen waar je mee aan de slag moet gaan aan het begin van je werkdag. Vraag je dus bij elk nieuw actiepunt het volgende af:

> Kan ik deze taak in minder dan 2 minuten afronden?
Indien dat het geval is, doe het dan direct! Zo kun je al die mini-taken meteen van jouw takenlijstje afstrepen en hoef je hier niet meer over na te denken.

> Kan ik deze taak delegeren?
Je hoeft niet alles zelf te doen. Vaak kunnen anderen deze taak net zo goed (of zelfs beter) uitvoeren. Durf verantwoordelijkheden af te staan en heb vertrouwen in je collega’s. Dat werkt goed voor de rust in jouw hoofd, maar ook voor een sterkere band tussen jou en je collega’s.

> Kan ik deze taak uitstellen voor later?
Heeft deze taak geen hoge prioriteit? Stel het dan uit! Bij een drukke agenda moet je geen tijd ‘verdoen’ aan taken die je niet per se direct uit hoeft te voeren. Verzamel deze acties op een ‘Someday’-lijstje en werp er op een later moment nog eens een blik op.

Stap 3:    Zet de actiepunten in jouw to do-lijstje

De acties die je niet binnen twee minuten uit kan voeren, niet kunt delegeren en die niet kunnen wachten, zijn je actiepunten en plaats je op jouw to do-lijstje. Zorg er wel voor dat je deze duidelijk prioriteert en afstreept zodra deze zijn afgerond. Overzicht gegarandeerd!

Aan de slag!
Als je op deze manier te werk gaat, hoef je niet meer elke dag na te denken waar je nu weer moet beginnen. Werp aan het begin van de dag een blik op je takenlijst en ga in de startblokken. Heel veel succes!