Online etiquette


Zo gedraag je je in de digital room


We hebben de vergadertafel massaal ingeruild voor een digital room. En dat heeft echt wel voordelen. Je kunt locatie-onafhankelijk werken en de meetings zijn vaak een stuk efficiënter ingericht. Maar een vergadering via bijvoorbeeld Teams of Zoom brengt ook uitdagingen met zich mee. De techniek moet meewerken en de structuur is soms volledig zoek. Maar met het opfrissen van de online etiquette worden jouw video-vergaderingen weer productief.

> Draag gepaste kleding


Het is zo gemakkelijk om even snel je kloffie aan te trekken als je maar één meeting hebt. Toch adviseren we je om dit niet te doen. Ook met maar één meeting wil je netjes voor de dag komen. En je voelt je een stuk zelfverzekerder als je nette kleding draagt.

> Wees voorbereid


Ook na de 100ste video-vergadering is het nog steeds belangrijk dat je goed voorbereid bent. Zorg daarom dat je een paar minuten voor de vergadering de meeting al opent. Zo kun je onvoorziene problemen nog oplossen vóór de vergadering start.

> Houd je aan de regels


Net als bij een fysieke vergadering gelden er online ook (ongeschreven) vergaderregels. Om je geheugen op te frissen, sommen we ze hieronder voor je op:
- Zet in vergaderingen met een klein gezelschap je camera altijd aan. Zo kom je veel betrokkener over.
- Zet in vergaderingen met een groot gezelschap je camera uit. Je wilt namelijk niet dat het beeld continu vastloopt.
- Ben je met een grotere groep en wil je wat zeggen? Schreeuw niet door elkaar maar gebruik de mogelijk­heden van de tool. Veel tools bevatten een handje. Klik je daar op? Dan krijgt iedereen een melding dat je iets wilt zeggen.
- Zeg je niks? Zet dan je microfoon op ‘mute’. Zo heeft niemand last van (mogelijke) achtergrondgeluiden.

> Met andere dingen bezig zijn


Het is zo vervelend als er niemand naar je luistert. En hoewel bijna niemand op zijn telefoon zit te spelen in een fysieke vergadering, komt dit bij online vergaderingen echt veel vaker voor. Maar let op, in de meeste gevallen staat je camera gewoon aan en ziet iedereen dat je met wat anders bezig bent. Doe dat maar gewoon na de vergadering.

> Met veel kabaal te laat binnenkomen


Het kan soms voorkomen dat je te laat een meeting binnenkomt. Zorg er in dat geval voor dat je de camera uitzet en het geluid op ‘mute’ hebt staan. De kans bestaat dat de rest van de aanwezigen al middenin een discussie zit. Je wilt ze toch niet storen?

> De meeting verlaten zonder iets te zeggen


Hoewel je misschien het gevoel hebt dat je online een stuk minder zichtbaar bent, is het nog steeds gek om zonder iets te zeggen weg te gaan. Moet je de vergadering eerder verlaten of wil je even naar het toilet? Geef het gewoon aan, dan begrijpen mensen ook waarom je de ruimte verlaat.